5 dicas para controlar os cadastros de um CFC

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Um CFC, assim como a maior parte das empresas modernas, tem a necessidade diária de gerenciar uma imensa quantidade de informações, todas indispensáveis ao negócio. Esse alto volume de dados precisa estar devidamente organizado, de modo a proporcionar eficiência no trato com os clientes, ao mesmo tempo em que provê os gestores com informações estratégicas que permitem uma melhor tomada de decisão.

Não é exagero afirmar que os dados são um dos ativos mais importantes para o CFC. Nesse sentido, é essencial que exista um controle efetivo das informações relativas aos cadastros de veículos, instrutores e alunos. Com isso, além de organizar a administração da empresa, o gestor terá condições de planejar o crescimento do negócio, bem como reduzir custos e otimizar procedimentos.

O correto gerenciamento do banco de dados da empresa vai possibilitar, dentre outras coisas, o controle das despesas com veículos – incluindo manutenção preventiva, corretiva e combustível -, o desempenho e atuação dos instrutores, além da base de clientes. Nesse artigo, vamos mostrar algumas dicas simples que vão lhe permitir ter um melhor controle de todo os cadastros de seu estabelecimento.

1. Guardar as informações corretas

Sem o devido planejamento, não é raro que as empresas guardem informações que nunca serão utilizadas. É comum que se peça ao cliente para preencher formulários extensos com dados que terão pouca ou nenhuma utilidade para o CFC. O resultado disso é um banco de dados extenso, desorganizado e pouco prático.

A sugestão é que você procure listar as ações que pretende realizar no futuro, com base nos cadastros que a empresa mantém. A partir dessa definição, pergunte a si mesmo “que dados vamos precisar para executar isso?” e terá uma boa pista sobre as informações a serem armazenadas.

Adicionalmente, não esqueça de manter, também, todas as informações obrigatórias por força da legislação.

2. Fazer cópias de segurança dos dados

Não importa se os cadastros estão armazenados no computador da empresa ou mesmo em fichas nos armários. Em caso de qualquer problema no acesso às informações, ter um backup pode representar a diferença entre continuar atuando normalmente ou ser obrigado a fechar o CFC.

Desde uma ocorrência “física” – como um incêndio ou inundação – até falha humana ou dos equipamentos, os dados estão sujeitos a inúmeras ameaças, o tempo todo. Assim, uma das medidas mais urgentes é garantir que se tenha uma cópia de seguranças de todas as informações – e, naturalmente, que esse backup esteja acessível e funcional quando for preciso recuperar os cadastros da empresa.

3. Manter as informações sempre atualizadas

Seguindo as dicas anteriores, você tomou o cuidado de criar um cadastro apenas com as informações que são relevantes. Mais que isso, providenciou uma cópia de segurança que estará disponível assim que preciso. Infelizmente, essas medidas terão pouco valor caso os cadastros de veículos, instrutores e alunos estiverem desatualizados.

Para obter o máximo dos dados que gerencia, é importante que todos os cadastros reflitam, dentro do possível, a realidade mais atual. Isso pode ser conquistado com revisões periódicas e programadas dos registros.

4. Treinar os funcionários

É uma tarefa praticamente impossível manter, sozinho, os dados da empresa. Nesse sentido, internalizar e colocar em prática essas dicas de forma isolada não é suficiente. É preciso que os colaboradores do CFC entendam a importância dos cadastros e a necessidade de mantê-los sempre atualizados.

E, quando falamos em treinamento, não se tratam apenas de cursos formais. A ideia, aqui, é criar uma cultura de manutenção cadastral.

5. Investir em uma solução digital para CFC

Não por acaso, deixamos essa dica por último. Na verdade, ela engloba quase todas as sugestões anteriores, uma vez que um sistema específico para CFC tem recursos avançados para controle e manutenção dos cadastros, além de proporcionar agilidade e eficiência.

Claro, é preciso buscar suporte especializado, de modo que a escolha da solução e do fornecedor deve ser tratada com o merecido cuidado. Fatores como a experiência do provedor e a robustez do sistema, além de suas especificidades, devem ser levados em consideração.

Gostou do artigo? Quer mais informações sobre como contar uma solução feita especialmente para atender às demandas de um CFC? Entre em contato conosco e até a próxima. 

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