Você quer ver seu CFC parado no tempo? Se você e seus funcionários utilizam editores de planilhas para controlar tudo o que acontece, ficará muitos passos atrás de sua concorrência. Entenda agora por que você deve abandonar definitivamente as planilhas na gestão do seu negócio.

Nos anos 90 eram muito populares os editores de planilhas para computadores. Na época eles foram uma grande inovação, pois substituíram planilhas impressas, dando a possibilidade de editar facilmente os dados e ainda fazer cálculos automaticamente. Os problemas com Excel praticamente não existiam.

Mas você já deve ter notado que estes programas estão com seus dias contados, pelo menos para tarefas que exigem mais eficiência. Apesar do apego que muitos profissionais ainda têm por planilhas, é fato que elas já se tornaram obsoletas para a gestão profissional de empresas que precisam administrar muitas variáveis, como é o caso das autoescolas.

O principal motivo que todos estão considerando para abandonar as planilhas é a quantidade de erros que podem acontecer, tanto por falha humana quanto por problemas dos próprios programas.

Além disso, manter os dados atualizados em planilhas gasta muito tempo. Pergunte ao responsável por este trabalho (se é que não é você mesmo!). Problemas com Excel, além de irritantes, deixam tudo mais lento.

Planilhas não oferecem transparência, não possuem flexibilidade de uso, não garantem certeza dos dados e não estão preparadas para evitar erros. Podemos afirmar categoricamente que, para gestão, elas já são coisa do passado.

Em 2018 o até mesmo o governo japonês teve sérios problemas com o uso de planilhas. Uma lei para a imigração permitiria a entrada de de 300 mil trabalhadores estrangeiros no país. Mas a inserção incorreta dos dados destas pessoas em planilhas colocou tudo a perder.

Talvez você já tenha tido problemas assim em seu CFC. Ou, no mínimo, teve que lidar com atrasos gerados pela “caça a erros” que são muito comuns com o uso deste tipo de recurso. Se não teve, fique atento aos inúmeros problemas que o uso de programas como o Excel podem gerar para sua autoescola.

1. Dados não tão confiáveis

Antigamente dizia-se que “o papel aceita tudo”. O mesmo vale para editores de planilhas. Os dados inseridos nestes programas nem sempre são confiáveis, por diversas razões.

Estes programas são muito abrangentes, ao invés de serem especializados em demandas específicas. Por isso as planilha pode conter erros básicos, desde cálculos de preços até inconsistências nas informações sobre impostos.

A infinidade de fórmulas disponíveis e outras diversas funções, aliadas à facilidade de edição, aumentam muito as chances de algo dar errado.

Estes programas exigem alto nível de conhecimento e uma utilização equivocada por algum usuário pode levar à perda de informações importantes. Defeitos no computador, vírus e arquivos corrompidos também aterrorizam equipes que necessitam destes dados para tomarem suas decisões.

A essa altura você já deve ter percebido o quanto é perigoso confiar todas as informações de sua empresa a um editor de planilhas.

E é claro que todos estes problemas significam, ao final de todas as contas, prejuízo para sua empresa.

2. Fluxo lento das informações

A lista de perigos ao usar planilhas aumenta na medida que a sua empresa cresce. Um volume de dados maior significa mais planilhas, todas lotadas de informações.

O problema é que, além dos riscos mencionados anteriormente, uma quantidade grande de arquivos costuma ser muito “pesada”, tornando mais lento o processamento das máquinas e o envio de arquivos via e-mail. Assim, a agilidade do trabalho vai pro espaço junto com sua produtividade.

Outro problema é a incerteza sobre as versões dos arquivos. Não são poucos os erros cometidos por conta da utilização de arquivos que não continham os dados mais atualizados. Ainda que se tome o cuidado para que isso não aconteça, a comparação de arquivos toma um tempo que torna tudo mais lento.

Juntar dados de diversas planilhas e tirar dúvidas com diferentes colaboradores dificulta muito o processo. Sem contar que podem resultar em planilhas com centenas de colunas e linhas desnecessárias. Tudo isso e é um convite ao erro.

Sinceramente, como confiar em relatórios obtidos em um cenário como esse?

3. Falta de integração e acesso

Como todo software “clássico”, um editor de planilhas não foi projetado para garantir a integração entre áreas diferentes.

Na gestão de qualquer empresa é necessário administrar diversas áreas que o negócio funcione como um todo. Programas como o Excel não permitem essa comunicação de forma fluida.

Existem maneiras de conectar planilhas, integrando dados. Mas, como já dissemos, as chances de algo dar errado são grandes, e para evitá-los, ao menos uma pessoa deve ser especialista neste tipo de software (o que não evita que outras pessoas cometam erros).

Planilhas também não podem ser acessadas em tempo real através de celulares. Empresas desenvolvedoras já sentiram a necessidade de resolver este tipo de problema, mas os testes que vem sendo feitos ainda deixam muito a desejar.

Sabe quando você entra em uma planilha, faz alterações, tenta salvar e aparece uma mensagem dizendo que o arquivo é “somente leitura”? 

Com isso, um gestor acaba tendo que “se virar”, resolvendo problemas urgentes por telefone ou e-mail. Dessa forma a operacionalidade fica muito comprometida. O trabalho não é dinâmico e a gestão tem dificuldade em integrar as áreas da empresa.

Outro problema é a impossibilidade de saber, por exemplo, quem foi o último usuário a utilizar o arquivo. Isso impossibilidade saber quem foi o responsável por alguma incorreção, dificultando a solução do problema.

4. Dificuldade de análise

O problema que mais salta aos olhos com os editores de planilha é o visual. Apresentar ou analisar dados em uma planilha, além de entediante, é extremamente difícil.

Quem sabe da importância da análise de dados para a tomada de decisões em uma empresa nem cogita mais a utilização exclusiva de planilhas.

A cultura analítica, que está muito em voga entre os gestores de empresas, busca a simplificação através de métricas muito claras e facilmente visualizáveis.

É exatamente o contrário da cultura das planilhas, que cada vez mais é percebida como complexa, trabalhosa e demorada. Tanto que muitos profissionais passam simplesmente a enxergar seu uso como mera questão burocrática, preenchendo planilhas sem analisar os dados.

Por isso é preciso facilitar o trabalho de todos, pois há um consenso no mundo empresarial de que a análise de dados não pode mais ser deixada de lado na gestão. E isso inclui absolutamente todas as pessoas envolvidas.

A transformação digital pela qual as empresas estão passando não tem mais espaço para programas surgidos nos anos 90, projetados para resolver os problemas daquela época.

Problemas com Excel? Conheça softwares pensados para o século XXI

Se você já cansou de perder dados de planilhas, ou mesmo se não perdeu, mas não quer correr esse risco, é melhor começar a se atualizar.

Todos os problemas listados acima já estão sendo solucionados por uma metodologia chamada “Business Intelligence”, ou BI (lê-se “bi ai”). Ela pode ser vista como uma política de soluções corporativas inteligentes, que integra informações e facilita análises na gestão de uma empresa.

A ferramenta mais popular dentro da BI são os aplicativos e softwares específicos para cada ramos empresarial. Aliás, eles também são chamados de BI. Além de resolver os problemas listados neste artigo, eles fornecem relatórios e gráficos para a tomada de decisões.

Estes programas são integrados a outros, e todos trabalham juntos na gestão empresarial registrando, documentando e processando informações.

Mas ainda mais importante que estes novos softwares, adaptados à nova realidade dos negócios, é você ingressar em toda uma cultura voltada à tecnologia e ao uso inteligente das informações. Hora de dar adeus a problemas com Excel e outros editores de planilhas.

Quer começar a reduzir custos, otimizar seu trabalho e enxergar de forma clara suas possibilidades de crescimento? Conheça nossa solução para gerenciar as informações de seu CFC.

 

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