Qual o melhor método de marcação de aulas práticas para autoescolas?

Uma das atividades mais corriqueiras em um CFC é a marcação de aulas.  

Considerando o número de alunos ativos, essa atividade pode consumir muito tempo e se tornar onerosa.  

Pois, além de encaixar o aluno na agenda do instrutor, ainda existem desistências, aulas canceladas, aulas transferidas para outras datas ou horários, entre outros contratempos que podem atrapalhar a organização do cronograma interno. 

Além disso, todos esses processos precisam ser devidamente documentados para que o andamento da agenda do seu cfc aconteça da maneira ideal.

Então, nesse artigo iremos apresentar 3 diferentes métodos de marcação de aulas práticas. Nele você poderá entender e saber aplicar a opção ideal para a sua! 

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1º Agenda física 

Muitas autoescolas utilizam as agendas ou planners físicos para marcação de aulas práticas.  
 
Neste método, os responsáveis por alimentar os cronogramas colocariam manualmente as informações na agenda. E, posteriormente, informariam cada horário disponível que foi preenchido, realocado ou cancelado ao instrutor. 

Por outro lado, o instrutor teria que manter um controle pessoal sobre todas essas ocorrências, ou ao menos ter acesso facilitado a agenda de horários, para evitar que um conflito de informações ocorra. 

Este, definitivamente, é um método pouquíssimo indicado, e possivelmente gerará muita confusão na gestão dos horários. Além disso, por depender da manutenção humana, inúmeras informações podem se perder, causando problemas.

Horários cancelados que não foram apagados ou reaproveitados para outros alunos; agendamentos duplicados; número de aulas pagas marcadas errado; são erros comuns que acontecem ao adotar o método de marcação de aulas práticas na agenda física.

2º Quadro para marcação de aulas

Esse método também é uma maneira física e manual.  

Nele, os encarregados de alimentar o quadro, após o contato para entender a disponibilidade do aluno, iriam preenchê-lo com as informações obtidas. 

Com essa metodologia é possível integrar a comunicação da equipe, ao passo que a visualização do quadro é mais fácil e a localização de erros pode ser mais assertiva.  

Porém, os problemas com o controle dos agendamentos são basicamente os mesmos que ocorrem com a agenda física.  

Para ter um controle mensal é necessário um quadro muito grande e, dependendo do número de instrutores e do fluxo de alunos, se torna inviável.  
Além disso, planejar um cronograma inteiro de aulas práticas, para suprir as necessidades daqueles alunos mais ansiosos é impossível. 

E lembrem-se: no seu CFC as necessidades dos alunos devem vir em primeiro lugar! 
 

3º Agenda inteligente automatizada 

A maneira mais segura e eficaz de realizar as marcações de aula e o seu controle atualmente, é através de agenda inteligente automatizada. 

Muitas autoescolas já dispõem dessa tecnologia, que é umas das ferramentas de sistemas de gestão, e, usam o que há de mais moderno nesse quesito.  

Pois, utilizando uma agenda inteligente esse processo se torna muito mais rápido, fácil e eficaz.  

Com ela o percentual de erros cometidos cai muito, já que essa ferramenta possui vários mecanismos para evitá-los.  

Por exemplo, um sistema de gestão com uma agenda automatizada, não permite realizar a marcação de aulas duplicadas. Bem como, caso tentem realizar agendamentos e o instrutor já esteja ocupado naquele dia e horário, o sistema automaticamente impede a ação e informa os motivos da impossibilidade.  

Além disso, mais um erro que será evitado com a agenda inteligente é o agendamento de mais aulas do que o aluno de fato tem direito. Se informado ao sistema que o aluno possui 20 aulas no total, ele não permitirá marcações que excedam esse número. 

Outro ótimo motivo para possuir um sistema de gestão que ofereça a agenda automatizada é que ele permite o gerenciamento dos agendamentos.  
 
Assim como, torna possível tirar relatórios de aulas dadas por semana, ou aulas dadas por instrutor para se ter conhecimento da carga horária de cada um. Tornando o dia a dia e toda a gestão de processos da marcação de aulas na sua autoescola mais fácil! 

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